FAQ
Questions fréquentes
Les questions que posent les directions financières avant de s’engager. Si la vôtre n’y figure pas, écrivez-nous : la réponse rejoindra probablement cette page.
Positionnement
- En quoi EPMind diffère-t-il d’un outil de consolidation ?
Ce n’est pas le même exercice. Un outil de consolidation produit des comptes légaux, destinés à des tiers. EPMind produit une consolidation de gestion, destinée à décider. Six choses les séparent :
- Les entrées de périmètre — À leur date réelle en légal, en pro forma en gestion, pour comparer ce qui est comparable.
- Le format — Présentation comptable normée d’un côté, présentation de reporting de l’autre : marge sur coûts directs, EBITDA managérial, croisements analytiques.
- Les écritures de top consolidation — Techniques en légal, business en gestion.
- Les pyramides — La consolidation de gestion n’est pas tenue de suivre le périmètre juridique, et plusieurs visions coexistent sur le même référentiel.
- La vision ajustée et le pro forma — Approche financière et business, sans les contraintes de la norme.
- Le rythme — Au calendrier de publication des comptes en légal, à chaque clôture mensuelle en gestion.
Les deux mondes ne s’ignorent pas pour autant : une réconciliation annuelle entre la consolidation de gestion et les comptes légaux reste à prévoir. Les chiffres de gestion restent rebouclés à la comptabilité.
- En quoi EPMind diffère-t-il d’un outil de planification budgétaire ?
Ce n’est pas le même exercice. Un outil de planification construit les scénarios : inducteurs, hypothèses, simulations. EPMind les consolide et peut en orchestrer la collecte. Néanmoins, le complément Excel et l’accès par API à des données fiables et validées changent la donne.
La modélisation se fait là où vos équipes la font déjà, dans Excel ou dans un outil dédié — et pour elles aussi, la conduite du changement en est facilitée. EPMind reçoit le résultat, à la maille statutaire ou analytique, et le traite selon la même mécanique de consolidation que le réalisé : autant de scénarios que nécessaire, comparables entre eux et au réalisé, dans un référentiel unique et gouverné.
Mise en place
- Quels sont les délais réels de mise en place ?
Ils se décomposent en trois temps.
- En quelques jours — La plateforme est mise en place techniquement, avec son starter kit.
- En quelques semaines — La plateforme est paramétrée et adaptée aux besoins de chaque client : sources, entités, plans de comptes, mapping, axes analytiques, états financiers, workflows et droits d’accès.
- Ensuite, la conduite du changement — Le vrai facteur de réussite. Orchestrée en interne ou avec une aide externe, accompagnée ou non par les équipes EPMind, selon les cas et les besoins.
- Quel est le rôle de la DSI dans le projet ?
La DSI intervient, mais elle ne porte pas de projet d’intégration. Concrètement :
- Les accès — Elle ouvre les accès aux systèmes sources.
- Les paramétrages systèmes — Elle les valide, ainsi que les règles de sécurité.
- La conformité — Elle vérifie que le dispositif respecte la politique interne.
Ce qui disparaît, c’est le prestataire externe, le cahier des charges d’intégration et le calendrier IT associé : la connexion s’établit à partir des extractions ou des accès existants, sans développement spécifique, et le paramétrage fonctionnel est fait par les équipes EPMind elles-mêmes.
- Quels ERP sont compatibles ?
Compatible avec tous les ERP du marché : la connexion s’établit à partir des extractions ou des accès existants, sans développement spécifique. Trois modes sont possibles, selon ce que votre système autorise :
- Un compte de service — En OAuth, sur le système source.
- Un robot d’extraction — Automatisé, quand l’accès direct n’est pas ouvert.
- L’import manuel — Des extractions que vos équipes produisent déjà.
Le mapping multi-ERP étant centralisé, plusieurs entités peuvent conserver des systèmes et des plans de comptes différents sans harmonisation préalable. Le mode retenu pour chacune de vos sources est arrêté lors du premier échange, avant tout engagement.
- Combien de personnes faut-il mobiliser de votre côté ?
Moins qu’un projet d’intégration classique, mais pas zéro. Quatre rôles :
- Un interlocuteur finance — Qui connaisse le périmètre et les règles de gestion.
- Un référent par entité — Pour la remontée des données.
- Un point de contact DSI — Pour les accès.
- Un sponsor — Capable de trancher rapidement.
La disponibilité de ces personnes et la clarté de la gouvernance sont les deux principaux facteurs de réussite et de respect des délais.
- L’accompagnement FP&A est-il obligatoire ?
Non. Le logiciel et sa mise en place forment l’offre ; l’accompagnement vient en plus, et beaucoup de groupes n’en prennent pas.
Le paramétrage est réalisé par les équipes EPMind avec vos référents, qui arbitrent les règles de gestion, valident les mappings et recettent les états. À la fin du paramétrage, vos équipes connaissent les choix qui ont été faits et savent où les reprendre.
Un accompagnement se justifie si vous manquez de ressources pour conduire le changement — une équipe déjà à saturation sur les clôtures, un périmètre qui vient de doubler, une direction financière en transition —, pas parce que personne chez vous ne saurait faire tourner la plateforme. Il se dimensionne à part, se module et s’interrompt.
Données et périmètre
- Peut-on reprendre l’historique des exercices passés ?
Oui, dans la limite de ce que vos systèmes peuvent restituer. La reprise d’historique est un choix de périmètre arrêté au moment du paramétrage : elle dépend de la disponibilité des données des exercices concernés et de la stabilité des plans de comptes sur la période.
Reprendre au moins un exercice complet est généralement recommandé, ne serait-ce que pour disposer de comparatifs dès la première clôture.
- Y a-t-il une limite au nombre d’entités ?
L’architecture par palier est conçue pour des périmètres multi-entités, multi-pays et multi-devises, et l’ajout d’une entité relève du paramétrage et non d’un nouveau projet. C’est d’ailleurs ce qui rend les opérations de croissance externe absorbables sans refonte.
Le dimensionnement exact de votre périmètre est validé lors de la qualification.
- Que se passe-t-il si l’on souhaite récupérer ses données ?
Vos données restent les vôtres et sont récupérables. La plateforme expose des exports et une API, et les restitutions Excel constituent déjà un format de sortie exploitable.
Les modalités précises de restitution en fin de relation sont formalisées dans le contrat, et nous vous invitons à en vérifier les termes avant de signer, comme pour tout outil qui héberge vos données financières.
Exploitation
- Faut-il abandonner nos modèles Excel et PowerPoint ?
Non, et c’est un parti pris assumé. Le complément Excel branche vos modèles de budget et d’analyse directement sur les données validées de la plateforme, et l’extension PowerPoint génère les rapports à partir du même jeu de chiffres.
Vos fichiers restent les vôtres : ce qui disparaît, c’est la ressaisie entre la plateforme et ces documents, donc les écarts qu’elle produit.
- Comment les équipes sont-elles formées ?
Vos référents apprennent la plateforme au contact des équipes EPMind pendant la mise en place : ce sont eux qui arbitrent les présentations, valident les mappings et les règles de gestion, et recettent les états. Dès la fin de cette phase, ils sont opérationnels.
Pour les autres utilisateurs, le besoin dépend du rôle. Un contributeur qui remonte des données suit un workflow guidé et prend la main en quelques minutes. Un contrôleur de gestion qui construit des restitutions y passe davantage de temps.
La montée en compétence se poursuit ensuite, en lien avec la conduite du changement. Avec une certitude : les utilisateurs retrouvent des états, des axes et un vocabulaire qui sont les leurs, ce qui raccourcit la prise en main par rapport à un outil technique.
- Que se passe-t-il après le déploiement ?
Vos équipes font tourner la plateforme. Vous ajoutez une entité, un axe ou un état vous-mêmes.
Quand vous avez besoin d’aide — une évolution plus lourde, un chantier d’amélioration après les premières clôtures —, ce sont les mêmes équipes que celles du déploiement. Pas un tiers.
Sécurité
- Où sont hébergées les données et comment sont-elles sécurisées ?
L’hébergement est assuré par Microsoft Azure, sur des serveurs isolés situés en Europe, avec une disponibilité contractualisée.
- Certifications — L’infrastructure d’hébergement est certifiée ISO 27001 et SOC 2 : ce sont les certifications de l’hébergeur, et non des certifications détenues par EPMind.
- Accès — Authentification multifacteur, communications chiffrées, et droits d’accès granulaires par périmètre fonctionnel, géographique et analytique.
- Conformité — Le dispositif est conforme au RGPD, avec un hébergement européen.
- Hébergement sur site — Une option existe pour les organisations qui le requièrent ; elle se cadre lors du premier échange.
Votre question n’est pas dans la liste ?
Posez-la directement : l’échange part de votre situation.